Με στόχο να μειωθεί τουλάχιστον στο μισό ο κύκλος ενός έργου, από τη στιγμή της σύλληψής του μέχρι την παράδοσή του, η γενική γραμματεία Ψηφιακής Πολιτικής (ΓΓΨΠ) προωθεί ριζική αλλαγή του τρόπου με τον οποίο σχεδιάζονται, αποφασίζονται και υλοποιούνται τα έργα πληροφορικής του δημοσίου.
Σήμερα ένα έργο πληροφορικής μπορεί να χρειασθεί ακόμα και πέντε χρόνια (3 έως 5 ο συνήθης χρόνος) και στο μεταξύ έχει απαξιωθεί αφού η τεχνολογία εξελίσσεται με γοργούς ρυθμούς. Βάσει της νέας διαδικασίας θα προχωρήσουν τα έργα πληροφορικής της τρέχουσας χρηματοδοτικής περιόδου (2014 – 2020) στα οποία περιλαμβάνονται κονδύλια ύψους 223,1 εκατ. ευρώ για την Ενίσχυση της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Επιχειρησιακό Σχέδιο Μεταρρύθμιση Δημόσιου Τομέα).
Όπως εκτιμάται έργα πληροφορικής για το Δημόσιο θα προκύψουν και από άλλα προγράμματα, ενώ η Εθνική Ψηφιακή Στρατηγική (ΕΨΠ) άμεσα αγγίζει ακόμα ένα Επιχειρησιακό Πρόγραμμα, το ΕΠΑνΕΚ (Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Ανταγωνιστικότητας Επιχειρηματικότητας και Καινοτομίας) από το οποίο 520 εκατ. ευρώ θα διατεθούν για τη Βελτίωση της πρόσβασης σε ΤΠΕ (Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών) της χρήσης και της ποιότητάς τους με δύο βασικούς άξονες παρέμβασης: 1. Επέκταση της ανάπτυξης των ευρυζωνικών υπηρεσιών και των δικτύων υψηλών ταχυτήτων και στήριξη της υιοθέτησης των αναδυόμενων τεχνολογιών και δικτύων στο χώρο της ψηφιακής οικονομίας και 2. Ανάπτυξη προϊόντων και υπηρεσιών ΤΠΕ και του ηλεκτρονικού εμπορίου και ενίσχυση της ζήτησης για ΤΠΕ.
Σημειώνεται ότι κλάδος των ΤΠΕ, όπως παραδέχεται η κυβέρνηση (σχετική αναφορά στην ΕΨΠ) συνεισφέρει πολύ περιορισμένα στην οικονομία της χώρας και στην απασχόληση και η εξωστρέφειά του είναι πολύ περιορισμένη. Υπό την πίεση της κρίσης, ο κλάδος έχει συρρικνωθεί στα 5,7 δισ. ευρώ ετησίως, καταγράφοντας, με αφετηρία το 2009, ταχύτερη ύφεση (33%) σε σχέση με το σύνολο της οικονομίας, όταν την ίδια χρονική περίοδο στις περισσότερες χώρες έχει εμφανίσει ανάπτυξη (στοιχεία από την ΕΨΠ).
Σε ότι αφορά τη σύνθεση του κλάδου, οι τηλεπικοινωνίες αποτελούν το 60% (31% στη Δυτική Ευρώπη), ο εξοπλισμός πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών το 21% (το ίδιο με τη Δυτική Ευρώπη) και οι υπηρεσίες πληροφορικής και λογισμικού μόνο το 19% (47% στη Δυτική Ευρώπη). Ειδικά το τελευταίο δεδομένο θεωρείται πως δύναται βελτιωθεί σημαντικά μιας και οι ελληνικές εταιρείες πληροφορικής έχουν τις προϋποθέσεις και κυρίως το στελεχιακό δυναμικό να προσφέρουν αποτελεσματικότερα τις υπηρεσίες τους, ώστε να πάψει η πληροφορική να θεωρείται …μηχάνημα.
Βασικά χαρακτηριστικά του νέου τρόπου υλοποίησης των έργων πληροφορικής στο δημόσιο είναι ο κεντρικός σχεδιασμός ώστε να μην υπάρχουν επικαλύψεις, η περιγραφή από τους ενδιαφερόμενους φορείς των αναγκών και όχι όπως μέχρι τώρα των λύσεων (κάτι που θεωρείται ότι έχει σκοτώσει την καινοτομία και ευνοεί και τις πάρα πολλές ενστάσεις κατά τη διαδικασία των διαγωνισμών) αλλά και η αλλαγή του τρόπου διοίκησης των έργων.
Πληθώρα ερευνών σε παγκόσμιο επίπεδο που επικαλείται η ΓΓΨΠ καταδεικνύουν ότι τα έργα πληροφορικής εμφανίζουν γενικά χαμηλά ποσοστά επιτυχίας. Σύμφωνα με τη μελέτη του Standish Group, μόνο 3 στα 10 έργα ολοκληρώνονται με επιτυχία (on time, on project, on scope), με το μέγεθος του προϋπολογισμού να επηρεάζει αντιστρόφως ανάλογα το ποσοστό επιτυχίας (2% στα πολύ μεγάλα, 62% στα μικρά) και τη μεθοδολογία υλοποίησης να επηρεάζει δραματικά το αποτέλεσμα (39% με ευέλικτη υλοποίηση και 11% με συμβατική μεθοδολογία).
Όπως τονίζεται στην ΕΨΠ «στην χώρα μας πολλά έργα πληροφορικής του Δημοσίου ήταν «Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα» και η μεθοδολογία υλοποίησης, η συμβατική γραμμική μεθοδολογία (waterfall), δεν αντιμετωπίζει διαφορετικά τα έργα ΤΠΕ από τα υπόλοιπα έργα του Δημοσίου. Αν στα προηγούμενα προστεθεί και η επίδραση των παθογενειών του ελληνικού δημοσίου, όπως είναι: η έλλειψη σύγχρονου και σταθερού πλαισίου λειτουργίας, η απουσία κεντρικού σχεδιασμού για έργα και δράσεις ΤΠΕ με αποτέλεσμα να υπάρχουν επαναλήψεις, επικαλύψεις αλλά και τεχνικές λύσεις τύπου «σιλό», οι χρονοβόρες διαδικασίες και δύσκαμπτες διαδικασίες του συστήματος παραγωγής έργων και προμηθειών που δεν είναι συμβατές με τις απαιτήσεις του κύκλου ζωής των έργων ΤΠΕ, γίνονται αντιληπτοί οι λόγοι για τους οποίους μεγάλος αριθμός έργων πληροφορικής δεν οδήγησε σε ορατά αποτελέσματα».
«Η εικόνα αυτή επιβάλλεται να αλλάξει ριζικά» υπογραμμίζεται στην ΕΨΠ και προστίθεται: «ιδιαίτερα στην παρούσα συγκυρία που οι διαθέσιμοι δημόσιοι πόροι είναι περιορισμένοι και υπάρχει ανάγκη παραγωγής όχι απλά έργων αλλά απτών αποτελεσμάτων. Για να επιτευχθεί αυτός ο στόχος, απαιτείται να αλλάξει συνολικά το πλαίσιο σχεδιασμού και υλοποίησης έργων πληροφορικής του Δημοσίου, με στροφή προς το σχεδιασμό μικρότερων έργων, την υιοθέτηση ευέλικτων μεθόδων υλοποίησης, την ολιστική αντιμετώπιση των αναγκών (από τη φάση της αρχικής σύλληψης της ιδέας έως και τη φάση της οριστικής απόσυρσης των συστημάτων μετά την ολοκλήρωση του ωφέλιμου κύκλου ζωής τους) και την υιοθέτηση προτύπων και σύγχρονων μεθόδων και διαδικασιών σε όλες τις επιμέρους φάσεις του κύκλου ζωής τους. Οι αλλαγές αυτές εκτιμάται ότι θα συμβάλουν και στη βελτίωση και αναδιάρθρωση του συνολικού οικοσυστήματος ΤΠΕ της χώρας».
Μεταξύ των ενεργειών που θα γίνουν για την αντιμετώπιση των προβλημάτων
περιλαμβάνεται:
Η εφαρμογή νέου μοντέλου διοίκησης των έργων, με τη μορφή των Ενιαίων Ομάδων Έργου (Integrated Project Teams – IPTs) , με ρόλους και αρμοδιότητες που ενισχύουν την ανάληψη της ιδιοκτησίας τους από τους τελικούς δικαιούχους και καθιστούν αποτελεσματικότερη και ουσιαστικότερη την εμπλοκή τους σε όλες τις επιμέρους φάσεις του κύκλου ζωής.
Η ενεργοποίηση ενός συστηματικού πλαισίου εποπτείας και ελέγχου όλου του κύκλου παραγωγής έργων ΤΠΕ στο Δημόσιο, που θα εστιάζει στην ουσία των έργων και όχι στη διαχειριστική τους παρακολούθηση (που αποτελεί άλλωστε ευθύνη των διαχειριστικών αρχών) και να επιτρέπει την αναγνώριση των τομέων που απαιτούν διορθωτικές παρεμβάσεις.
Η σταδιακή μετάπτωση από τη μεθοδολογία υλοποίησης των έργων που ακολουθείται μέχρι σήμερα (Waterfall)- και η οποία έχει επηρεάσει αρνητικά την αποτελεσματικότητα των έργων αλλά και την κουλτούρα των εμπλεκομένων στην υλοποίησή τους – στη μεθοδολογία της ευέλικτης (agile) υλοποίησης, προς την οποία έχουν ήδη κινηθεί και άλλες χώρες της ΕΕ αλλά και παγκοσμίως.
Ειδικότερα, τα νέα έργα πληροφορικής του Δημοσίου θα σχεδιάζονται στο πλαίσιο της διαδικασίας του «Ενιαίου Σχεδιασμού» (Integrated Planning Process) που βασίζεται στις ακόλουθες αρχές:
Σχεδιασμός «digital by default» για όλα τα νέα έργα που αφορούν ψηφιακές υπηρεσίες.
Διαμοιρασμός και επαναχρησιμοποίηση λύσεων- περιορισμός της σπατάλης
Έλεγχος δαπανών και βελτίωση τρόπου προμηθειών (με ευρεία αξιοποίηση συμβάσεων –πλαίσιο και πιθανές παρεμβάσεις εξειδίκευσης του πλαισίου προμηθειών για ΤΠΕ).
Διαλειτουργικότητα μέσω ανοικτών προτύπων.
Σύνδεση των ΤΠΕ με δράσεις απλούστευσης διαδικασιών και μεταρρύθμισης.
Μικρότερα έργα με εστίαση στο αποτέλεσμα.
Εκ των προτέρων πρόνοια για τη βιωσιμότητα των έργων με μακροπρόθεσμη δέσμευση λειτουργίας και συγκεκριμένο πλάνο ενσωμάτωσής τους στο επιχειρησιακό περιβάλλον των φορέων.
Η διαδικασία του Ενιαίου Σχεδιασμού, εξειδικεύεται σε επιμέρους φάσεις ως εξής:
Συντονισμός των υπουργείων αναφορικά με την εκπόνηση επιμέρους δράσεων για την υλοποίηση της ΕΨΣ. Αξιολόγηση, αποφάσεις για τις προτεραιότητες και εξειδίκευση των προτάσεων, των φορέων, ως προς το φυσικό τους αντικείμενο, ώστε να εξυπηρετούν τους στόχους του Ενιαίου Σχεδιασμού. Αξιολόγηση των δυνατοτήτων των Φορέων για την ωρίμανση των έργων, και ενίσχυσή τους όπου διαπιστώνονται αδυναμίες, με την παροχή τεχνικής βοήθειας, οδηγιών, προτύπων και κατευθύνσεων για τις επόμενες φάσεις του κύκλου υλοποίησής τους.
Έλεγχος ύπαρξης δέσμευσης από τους Φορείς, για την ανάληψη της ιδιοκτησίας και την ουσιαστική εμπλοκή τους σε όλες τις επιμέρους φάσεις του κύκλου ζωής των έργων και επιπλέον για τη δρομολόγηση των παρεμβάσεων που είναι αναγκαίες (θεσμικές, οργανωτικές, διαδικαστικές κ.λπ.) για την ένταξη των έργων και δράσεων στο επιχειρησιακό περιβάλλον και την υποστήριξή τους στη φάση της παραγωγικής τους λειτουργίας.